Výkonnost běžných podnikatelských subjektů lze výjádřit jejich ziskovostí. Jak ale měřit výkonnost tak specifických institucí jako jsou soudy? A má to vůbec smysl? Podívejme se, jak se s tímto úkolem potýkají naši přátelé v zemi, kde je v tomto oboru možná nejdelší tradice - ve Spojených státech amerických

Ve spolupráci s NCSC (The National Center for the State Courts - Národním centrem pro státní soudy v USA) publikujeme úvod k rozsáhlému materiálu. Ke studii - týkající se vyhodnocování výkonnosti amerických soudů. I když se materiály primárně týkají amerického soudnictví, nepochybně i český čtenář zde může najít inspiraci. A to zejména proto, že sledování výkonnosti soudů je v Česku teprve na samém počátku a dlouhodobá veřejná debata o mnohých otázkách u nás zatím téměř chybí.

Moderní soudy jsou rušná místa. Ohromné množství, mnoho typů soudních případů v různých stádiích zpracování soutěží současně o čas a pozornost soudců - i soudního personálu. Uspokojit očekávání zákazníků soudů, kteří se navzájem liší svými cíli a procesními rolemi, je pro soudní manažery mimořádně náročné.

Mnozí se zaleknou

Je to výzva, které se mnozí zaleknou. Navíc soudci a soudní administrativa má jen omezené příležitosti k tomu, aby mohla sledovat svoji vlastní práci s potřebným nadhledem. Tlak vyvolaný pracovní zátěží a každodenní operativní problémy, jak se zdá, konzumují všechen její čas.

V tomto kontextu právě hodnocení výkonnosti soudů doopravdy pomáhá soudním manažerům. A to jednak stanovit cíle, ale také porozumět a řídit výkon svých organizací. Pokud mají k dispozici konkrétní ukazatele, soudci a soudní manažeři mohou jednoduše poměřovat, jak dobře si ten který soud vede. Zda se daří dosahovat takových základních cílů, jako jsou - přístup ke spravedlnosti, fér ový soudní proces, schopnost vyřídit věci v rozumném čase a manažerská efektivnost.

Všechno dávno známe

Všichni manažeři však jistě nebudou jen tak jednoznačně akceptovat údajná pozitiva hodnocení výkonnosti soudů. Jejich skeptické reakce mohou zahrnovat tvrzení typu „Měření výkonnosti nám neřekne nic, co už dávno neznáme“ nebo „Jsme spokojení s tím, jak se věci dělají nyní“ až po „My opravdu nemáme peníze ani čas tyhle věci zkoušet“. Jednoduše řečeno, pochopitelná odpověď na snahu zavést postupy, obnášejících řadu nových úkolů, zní „Proč bychom nemohli jen pokračovat v tom, co děláme? Snažit se dělat dobrou práci, spoléhat na svůj vlastní úsudek a snažit se minimalizovat denní problémy tak, jak jen to jde?“

Proč vlastně ukazatele sledovat?

Tyto typy reakcí ukazují nezbytnost diskuze, která by se týkala toho, proč vlastně by soudci a soudní manažeři měli věnovat energii systematickému a nepřetržitému hodnocení výkonnosti soudů.

Pět důvodů proč hodnotit výkonnost soudů

1. Objektivní údaje

Jeden důvod pro přijetí systému hodnocení výkonnosti je založen na faktu, že vnímání a úsudek soudců a personálu soudů, týkající se jejich vlastního způsobu práce, nemusí být vždy přesný. Výsledkem toho může být, že pozitivní příklady a příběhy, které soudy veřejnosti prezentují a které se týkají práce soudů, jsou veřejností odmítány. Zejména těmi kritiky, kteří práci soudu poznali skrze svoje vlastní, někdy i velmi negativní zkušenost.

V kontrastu k nikdy nekončícím debatám nad různým viděním věcí, mohou naopak objektivní data o výkonnosti soudu umožnit komukoliv prověřit svoje subjektivní představy. Každý si může udělat obrázek o tom, jak dobře či špatně procesy fungují. Hodnocení výkonnosti může vyřešit právě tuto otázku. Tedy zda to, co si myslí soudní personál a soudci, o tom, že vše jde dobře, je opravdu objektivní vnímání reality.

2. Co je pro zákazníky soudů důležité?

Druhý důležitý aspekt hodnocení výkonnosti, je schopnost identifikovat a zaměřit se na oblasti, které si zasluhují pozornost z hlediska širokého a různorodého publika. Tedy z hlediska zákazníků soudů. Mnoho indikátorů výkonnosti umožňuje soudům reagovat na odlišné zájmy občanů, stran sporů, advokátů, svědků, porotců (laických soudců), soudního publika, ale také institucí, které provoz soudů financují.
Samozřejmě soudci a soudní personál mohou sami hodnotit vnitřní procesy jejich organizace.

Ale zákazníci soudů mohou mít na mysli docela odlišná kritéria, když hodnotí kvalitu jejich služeb. A právě vyjasněním těchto věcí a měřením klíčových ukazatelů - výstupů, důležitých zejména pro zákazníky-jednotlivce ale i pro zájmové skupiny zákazníků, mohou soudy problémům předcházet. Zejména těm, které souvisejí s nepřesnými předpoklady o jevech, které mají největší vliv na spokojenost veřejnosti.

3. Rozvíjíme kreativitu soudního kolektivu

Výchova soudního kolektivu a rozvíjení jeho kreativity, to je další důvod pro to, abychom jasně vyjadřovali cíle, kterých si na soudech přejeme dosáhnout. Jestliže lídři soudních kolektivů a jejich manažeři explicitně stanoví, co je nejdůležitější metou, soudní zaměstnanci se pak mnohem snadněji zapojí do úsilí, nalézt nejsnadnější cestu, jak těchto cílů má být dosaženo. Takže celý proces proběhne spíše popsáním cílového stavu, než nadiktováním způsobu, jak tohoto stavu dosáhnout.

Jestliže popíšeme požadovaný výsledek tak, aby jeho složky byly měřitelné (například, že 90 procent soudních spisů musí být dohledatelných během 15 minut), pomůže to zaměstnancům porozumět, jaký je jejich individuální přínos k celkovému úsilí. Povzbudí to také soudní personál v nalézání kreativních způsobů, jak nejlépe dosáhnout požadovaných standardů a výsledků.

4. Kvalitní argumenty k diskuzi o soudním rozpočtu

Údaje získané měřením výkonnosti, jsou cenné pro přípravu, odůvodňování a pro prezentaci rozpočtových požadavků. To je také čtvrtým důvodem, proč by měli předsedové soudů a vedoucí administrativy považovat hodnocení výkonnosti soudů za standardní manažerskou praxi. Hodnocením více kritérií, měření několika cílů zajišťuje, že soudy využívají zdroje pro dosažení více záměrů současně. Informace o tom, jak dobře si který soud vede v dosahování cílů různých kategorií a v různých oblastech, poskytují důležité ukazatele toho, zda jsou tyto cíle dosahovány za rozumných podmínek.

A které z nich jsou dosahovány uspokojivěji než ostatní a naopak kolik z nich lze označit jako plněné nedostatečně. Nebo zda je výkon celého soudu v této oblasti neakceptovatelný. Výsledkem takového přehledu je to, že soudy jsou schopny vyjádřit lépe, že konkrétní aktivity potřebují například zvýšený manažerský dohled, či vylepšit řídící praxi. Nebo více zdrojů pro podporu slibně se rozvíjejícího využívání nových technologií. Nebo třeba jinou profesní strukturu soudních zaměstnanců.

V tomto ohledu je měření výkonnosti soudů kriticky důležitým základem pro vybudování systému, díky němuž jsou požadavky na nové projekty nebo na další finanční zdroje podloženy kvalitními argumenty. Hodnocení výkonnosti celého spektra faktorů vede ke stanovení přirozených priorit důležitosti a chrání soudy před kritikou, že požadavky na rozpočet jsou například výsledkem osobních preferencí jen několika soudců nebo administrativy. Namísto toho jsou požadavky na rozpočet výsledkem rozdělení úkolů, které vyplývají ze stanovených a již schválených cílů.

5. Soudy argumentují hodnotou svých služeb

Nakonec pozornost, věnovaná výsledkům činnosti soudů je více než jen zdvořilé gesto, určené vnějšímu světu. Pro celý systém národních soudů by neschopnost stanovit výkonnostní cíle soudů a rovněž nezdar při jejich měření znamenal podemílání proklamované schopnosti (a nutnosti) soudů - spravovat si svoje vlastní věci samostatně.

Formalizovaným hodnocením své vlastní výkonnosti soudy samy signalizují, že přijaly svoji vlastní institucionální odpovědnost. Že mají vůli a schopnosti se s ní vypořádat - jako součást třetí větve vládnutí orgánů veřejné moci.

Institucionální odpovědnost soudů

Efektivní vedení soudů a jejich odpovědnost vyžaduje, aby samy soudy identifikovaly oblasti své primární odpovědnosti, za které mohou být a měly by být odpovědné. Jelikož soudy využívají ke své činnosti veřejné prostředky, jsou obecně daňoví poplatníci a jejich volení zástupci legitimováni k tomu, aby vznášeli otázky ohledně výkonnosti soudů a efektivity výdajů, týkajících se jejich financování. Pro nalezení odpovědi na takové dotazy nabízí právě systém měření vlastní výkonnosti soudům vhodné nástroje. Soudy tak mohou názorně demonstrovat hodnotu služeb, které poskytují.

Následná změna myšlení soudních manažerů

Předcházející pozorování ukazují, že hodnocení výkonnosti soudů působí změnu zaměření soudního managementu. Ten, namísto sledování primárně vnitřních procesů, si začíná více všímat těch činností, které mají přímý vliv na poskytování kvality a hodnoty zákazníkům. Dolary daňových poplatníků se tak na soudech lépe zhodnocují - na služby spotřebitelům.

Jediné všeobecné měřítko úspěchu neexistuje

Nicméně praktické stanovení měřítek hodnoty služeb v soudním prostředí je komplexní otázka. Žádné jediné měřítko vysokého výkonu soudu (jako třeba ziskovost v privátním sektoru) neexistuje a tudíž nemůže pomoci v orientaci soudním manažerům. Tradiční soudní management typicky poměřuje směsici vstupů na soudy (například počet soudních zaměstnanců) a výstupů (třeba počet soudních případů, vyřízených těmito zaměstnanci).

Jenže komplexní ukazatele, které se zaměřují na výstupy, zejména takové, které by dovolily lidem říci výroky typu „Ano - vnímám hodnotu, která byla vytvořena těmito investicemi“ jsou mnohem složitější. A jejich konstrukce bývá daleko obtížnější. A tak nástroje CourTools nabízejí sice malou, avšak velmi dobře promyšlenou sadu výstupů-měřítek. A tato sada se jeví jako široce akceptovaná a dobře použitelná.

Efektivní využívání prostředků

Ukazatele, týkající se výstupů, mohou být nicméně doplněny a zjemněny odkazem na jiná měřítka, která souvisejí s nákladovou efektivností. Manažeři soudů, kteří jsou zaměřeni pouze na výstupy, totiž riskují, že jejich investice už mohou směřovat za bod, kde dochází ke zmenšování parciálních výnosů pod přijatelnou mez. Jestliže další vylepšení výkonnosti s investováním dalších výdajů (času a zdrojů) již nepřichází proporcionálně, další finance budou jistě lépe využity pro jiné aktivity. Další funkce systému nebo programy.

Výkonnost a efektivita - dvě základní hlediska

V některém bodě například zaměstnání nových pracovníků, nebude mít už téměř žádný dopad na dobu vyřizování soudních případů, respektive efekt již bude zanedbatelný. Tedy hodnocení výkonnosti by mělo být prováděno s ohledem na dvě základní kritéria. Na výstupy, které soud dodává svým zákazníkům a na nákladovou efektivitu, které soud dosahuje ve využívání zdrojů. Oba tyto druhy ukazatelů jsou obsaženy v nástrojích CourTools.

CourTools jsou nástroje vyvinuté Národním centrem pro státní soudy (USA). A jsou prvním pokusem svého druhu, snažícím se poskytnout všem soudům společnou sadu deseti ukazatelů a srozumitelných postupů pro měření výkonnosti, a to smysluplným a zvládnutelným způsobem.

Navrhujeme kritéria

Výběr a formulace deseti parametrů sady CourTools určují 3 vzájemně závislá hlediska:

1. Základní hodnoty, kterých soudy dosahují,
2. Vyvážený pohled na práci soudu a
3. Jejich proveditelnost a udržitelnost.

Standardy výkonnosti pro prvoinstanční soudy

Měřítka výkonnosti soudů musí mít vztah k základním úkolům soudu, účelu jeho činnosti a k jeho strategickému plánu. Během návrhu nástrojů CourTools vycházelo Národní centrum pro státní soudy (USA) z občanských představ a bralo v úvahu hlavní oblasti, které jsou pro vnímání výkonnosti soudu důležité a pro činnost soudů specifické. Tyto oblasti byly definovány v dokumentu - Standardy výkonnosti pro prvoinstanční soudy (Trial Court Performance Standards TCPS).

Základem je férový proces

Tyto standarty mimo jiné, obsahují kritéria hodnocení, například - přístup ke spravedlnosti obecně, včasnost rozhodnutí a zajištění férového procesu. CourTools také zahrnují další faktory úspěchu, ty jsou spojené s manažerskou efektivností. Toto hledisko je samozřejmě podstatné pro všechny veřejné instituce. Patří mezi ně třeba odpovědnost vůči daňovým poplatníkům, míra uspokojování potřeb ve vztahu klient-zákazník a výkonnost a efektivita vnitřních procesů na soudech. Desatero ukazatelů sady CourTools poskytuje konkrétní a specifické prostředky soudům pro hodnocení jejich úspěchu.

Dosažení vyváženého pohledu na výkonnost soudů znamená, že klíčové měřené charakteristiky by měly vyjadřovat ty nedůležitější oblasti a složky výkonnosti soudu. A nabízet smysluplné ukazatele úspěchu v každé specifické oblasti výkonnosti soudu.

Pravidelnost sledování

Řada manažerů sice uznává potřebu hodnocení výkonnosti pro provedení analýzy současných pracovních postupů a procedur na soudech, nevidí však hodnocení výkonnosti jako důležitou složku pro hodnocení práce také mimo vlastní zpracování soudních případů. Manažerský přístup, tedy vyvážené sledování ukazatelů a jejich analýza a záznam naměřených výsledků, znamená dosažení rovnovážného pohledu (skloubení různých tradičních pohledů na faktory výkonnosti soudů). Jde třeba o včasnost vyřizování případů, přístup ke spravedlnosti, férovost procesu, efektivní využívání porotců (laických soudců) a názory vlastního soudního personálu. Ale také nutnost tyto ukazatele sledovat a vyhodnocovat pravidelně.

Sada nástrojů

Cílem je, aby se měření výkonnosti soudů stalo integrální součástí řídícího procesu. A konečně jejich proveditelnost a udržitelnost znamená, že počet hodnotících kritérií je nutně omezen. Musí mít takový charakter, aby bylo možné jejich použití pohotově obhájit a také jejich význam by měl být relativně stálý v čase.

Jednoduché trvalé ukazatele

CourTools představují sadu deseti důležitých ukazatelů pro hodnocení soudní výkonnosti, které jsou zaměřeny více specificky než jiné mnohem obsáhlejší projekty. Například v porovnání se 68 ukazateli souboru TCPS (již zmíněný standard pro prvoinstanční soudy). CourTools ukazatele jsou pro první použití jednodušší a navíc umožňují pravidelné, periodické využívání. Celkové úsilí, které je nutno k jejich využívání vynaložit, není nijak nadměrné ani vyčerpávající.

Dodáváme kvalitní služby

Dovolte nyní úvahu o vztahu mezi těmito třemi navrženými kritérii a desaterem ukazatelů sady CourTools. Pro usnadnění hodnocení toho, co vlastně tvoří výkonnost soudů, je tato výkonnost definována pomocí pojmu „poskytování služeb“, což je koncept, spojený s výstupy veřejných institucí obecně. Pro soudy specificky platí, že charakteristika jejich klíčových služeb zahrnuje také to, jak se soudy chovají k jednotlivým zákazníkům, jak jsou vyřizovány jednotlivé soudní případy. Stejně tak je důležitá integrita, tj. poctivost a hloubka kontrolních procesů, kde soudy samy dozírají na kvalitu svojí činnosti. Soudy existují právě proto, aby poskytovaly služby na úrovni standardu - a to řízeného, efektivního a dobře organizovaného soudního procesu.

Kritéria pro každou etapu

Během každé etapy dodávky takových služeb jsou k dispozici kritéria pro hodnocení jejich kvality a jejich hodnoty pro zákazníky. Při poměřování toho, jak soudy jednají s individuálními zákazníky, se zaměřujeme na ukazatele férovosti a přístupu k procesu. To jsou také klíčové hodnoty uvedených Standardů pro měření výkonnosti prvoinstančních soudů. Poměřujeme-li způsob, jakým soudy zvládají vyřizování případů, hledíme přitom zejména na včasnost jejich vyřízení. To je navíc základní požadavek, vyjádřený už v samotné federální Ústavě Spojených států. Vycházejíce z pochopení standardů TCPS a také ze současné manažerské literatury, věnujeme se také hodnocení efektivity manažerského řízení. Vyžadujeme tedy na soudech, aby zaváděly účelné a promyšlené administrativní postupy.

Ke standardům pro hodnocení výkonnosti soudů v USA se na stránkách Ejustice.cz určitě v budoucnu ještě vrátíme