PDF formát pro elektronické dokumenty se pomalu ale jistě stává standardem pro soudní písemnosti a spisy také v Česku. Praktické zahraniční zkušenosti a postřehy pro jeho využití na soudech najdete v tomto textu

Elektronický management soudních kauz a jejich archivace

Během většiny soudních řízení předchází vlastnímu soudnímu jednání doslova záplava papírových dokumentů, které se dostanou k soudu. Typický návrh na konkurs například obsahuje 30 stránek, ovšem dokumenty pro složitější řízení mohou obsahovat stovky tisíc stránek. Distribuce, evidence a také zpracování takovýchto dokumentů spojených se soudním řízením je časově velmi náročná. Zpracování papírových spisů musí být provedeno bezchybně, aby se dodržely kritické termíny soudního jednání. Právníci, kteří musí soudu zasílat několik kopií úředních dokumentů, spotřebují hory papíru.

Netrpěliví účastníci sporů se často dostanou do situace, kdy se projednávání jejich případu zdržuje právě kvůli potřebě vytvořit a rozeslat další kopie dokumentů. Navíc lidé, kteří si chtějí prohlédnout tyto dokumenty, se musí osobně dostavit k soudu. Často se však setkávají se situací, kdy požadované dokumenty jsou někde jinde a nejsou k dispozici nebo mohou být i v pracovnách samotných soudců, tedy opět mimo dosah.

V případě národních federálních soudů, známých spíše pod kolektivním označením jako U.S. federál courts, je archivování a získávání těchto dokumentů, spojených se soudními případy nyní rychlejší, jednodušší a méně nákladně díky Adobe Akrobat a Adobe Capture softwaru a formátu PDF.

„Chceme prakticky všechny dokumenty, které byly zaslány federální justici, archivovat elektronicky, jako PDF soubory. Právníci, soudci, soudní personál, účastníci sporů a také veřejnost si je mohou prohlížet pomocí dálkového přístupu přes web,“ říká Michael Greenwood, ředitel programu pro Case Management/Electronic Case Fines (CM/ECF) pilotního projektru. Právníci a soudní personál převedou dokumenty přímo do PDF z jejich původních aplikací nebo je naskenují a převedou papírové dokumenty do PDF pomocí Adobe Akrobat nebo Akrobat Capture aplikací.

Elektronický management soudních kauz a jejich archivace

Před zavedením nového způsobu vypadala situace tak, že právníci na federální soudy posílali papírové dokumenty a ty se dále zpracovávaly a skladovaly v soudních budovách. Jakmile byl jednotlivý dokument přijat soudem, úředník vložil informace o jeho obsahu do odkazovací databáze, což byl vlastně spisový přehled. Spisový přehled byl dostupný pouze pro právníky a účastníky sporů pomocí „Bulletin-Board“ systému. Do BBS bylo možné se připojit pomocí počítače a vytáčené telefonní linky. (v Česku byl tento systém BBS poměrně hojně rozšířen v předinternetové době, avšak nikoli v souvislosti s českou justicí pozn. překl.).

„Systém založený na skladování papírových dokumentů byl zatížen velkými náklady na skladovací prostory, docházelo ke ztrátám a špatnému zařazení dokumentů, bylo dokonce možné, že se někdo ilegálně zmocnil celého soudního spisu. Také nebylo proveditelné, aby se spisem pracovali současně dva zájemci,“ říká Greenwood.

Pro zefektivnění těchto procesů, omezení nákladů na vytváření spisových přehledů a vůbec na zpracování dokumentů soudním personálem, dále také pro snížení nákladů na pořizování fotokopií a na zasílání dokumentů běžnou poštou, právě kvůli všem těmto požadavkům vyvinul Administration Office of the U.S. courts tento CM/ECF systém.

Aplikace totiž umožňuje soudní podání a přístup k celému soudnímu spisu a ke spisovému přehledu ve formátu PDF pomocí internetu. Zainteresované strany mohou na webu najít spisový přehled - ten zaznamenává všechny aktivity, spojené se soudním případem a všechny připojené dokumenty. Zde stačí kliknout na hypertextový odkaz a zájemce si může prohlédnout nebo vytisknout PDF soubor, ve kterém je uložen hledaný dokument. Každý takový PDF soubor je připraven na fulltextové vyhledávání a může tak být vyhledán velmi jednoduše. Dokument v PDF vypadá přesně tak, jako jeho případná papírová předloha. „Adobe Acrobat a PDF představují základní kámeny pro elektronický systém, umožňující uživatelům odesílat a prohlížet si dokumenty o soudních případech v řežimu 24 hodin, 7 dní v týdnu a to vše z jejich vlastního počítače,“ uvádí dále pan Greenwood.

Věrná podoba s papírovými dokumenty

Federální justice si vybrala formát PDF jako standard pro své elektronické soudní spisy zejména proto, že tento formát je široce akceptován pro online doručování dokumentů. Roli hrála také volná dostupnost Acrobat Reader aplikace pro čtení těchto dokumentů. Navíc věrná podoba PDF souborů s jejich původními předlohami v jiných aplikacích nebo s papírovými dokumenty je pro právní dokumenty nezbytná. Malá velikost souborů šetří paměť datových skladů a umožňuje rychlý download z webu.

CM/ECF systém je v současnosti využíván v devíti regionech na pěti soudech vyřizujících agendu konkurzů a na čtyřech obecných regionálních soudech. Cílem však je zahájit jeho využívání na všech 200 soudech v celonárodním měřítku. K dnešnímu dni je více než 80 000 oficiálních spisových přehledů, které dále odkazují na více než 1 000 000 PDF souborů již přístupných elektronicky.

Rychlejší archivace a přístup 24 x 7 hodin týdně

Když jsou soudní dokumenty převedeny na formát PDF, právní zástupce je zašle soudu přes CM/ECF webovou stránku. Současně vyplní několik políček webového formuláře. K formuláři pak připojí samotný PDF dokument. Soubor je pak uložen a katalogizován v prostředí Informix databáze. Právní zástupci účastníka řízení tak mohou dostat případ k soudu dříve, neboť se tak vyhnou zpoždění spojeném s nutným kopírováním a rozesíláním papírových dokumentů. Úspory nákladů jsou významné. „Cena, kterou právní zástupce nebo advokát případně zaplatí za SW Adobe Acrobat se mu vrátí v řadech týdnů, vezmeme-li v úvahu úsporu nákladů na pořizování fotokopií dokumentů a nákladů na poštovné,“ říká pan Greenwood.

Během několika minut od přijetí a založení spisového dokumentu, jsou všechny strany, které jsou na případu zainteresovány, informovány pomocí emailu, že do jejich soudního spisu přibyl nový dokument. Mohou tento dokument a také spisový přehled prozkoumat okamžitě. Jak uvádí pan Greenwood: „ Vylepšili jsme soudní řízení, jeho účastníci vědí, že přibyla nová služba  - okamžitý přístup ke všem důležitým dokumentům ze soudního spisu. Nejsou pak nepříjemně překvapeni, jak by mohli být bez takového avíza.

Lepší podmínky, menší náklady

„PDF řešení je tak výkonné, že některé soudy již nevytvářejí žádné papírové soudní spisy,“ říká Greenwood, „zlepšili jsme soudní řízení tím, že jsme snížili náklady na odesílání právních dokumentů a zároveň jsme zajistili větší pohodlí a lepší možnosti pro jejich získání ze soudů - 24 hodin x 7 dní v týdnu z vašeho vlastního počítače.“

Použíté nástroje:

• Software
• Adobe Acrobat
• Adobe Acrobat Capture
• Informix database
• Hardware - Intel®486 processor-based server with UNIX®operating system
• Skener

Volný překlad podle materiálu Adobe Systems Incorporated